Slik får du bedre videomøter
Vi har ikke lenger koronasveis og palmebakgrunn på videomøtene. Men er vi så proffe som vi tror? Her får du tips til effektive videomøter.
Det kan virke lenge siden vi fomlet oss frem i digitale møter. Men møteformen krever fortsatt mye av både møteleder og deltakere, ifølge forretningsutvikler Trude Velta Pedersen i Gjensidige.
– Jeg tror de fleste etter hvert har blitt vant til digitale møter. Men vi kan absolutt bli bedre, mener Pedersen.
Pandemien ble et vannskille for digitalt samarbeid. Fremdeles jobber vi mer hjemmefra enn vi gjorde før 2020. Ifølge en undersøkelse fra Arbeidsforskningsinstituttet jobbet 20 prosent av oss fast hjemmefra våren 2021.
– Før hadde vi som regel videomøter kun ved bruk av videorom. Under pandemien måtte plutselig alle møter være digitale. Og nå må vi være forberedt på at alle møter kan bli hybridmøter, sier Pedersen.
Vanlig med hybridmøter
Hybridmøtene, der noen deltar digitalt, kan være spesielt utfordrende, ifølge Arbeidsforskningsinstituttets rapport «Hjemme-Borte-Uavgjort».
Viktoria Stray, seniorforsker ved Sintef og førsteamanuensis ved Universitetet i Oslo, har forsket på digitale møter i flere år. Hun er enig i at hybride møter ofte er vanskeligere å hanskes med enn de som er fullt ut digitale.
– Det skjer noe med dynamikken i rommet med én gang noen deltar via skjerm. Men når muligheten for å delta finnes, er det synd å bli ekskludert bare fordi du er hjemme med forkjølelse.
De nyeste undersøkelsene til Stray viser at de fleste ønsker å delta fysisk i hybridmøter. Samtidig foretrekker halvparten å jobbe hjemmefra, dersom dagen hovedsakelig består av hybride møter.
Bruk kamera der det trengs – ellers lar du være
Det er flere grep du kan ta slik at både heldigitale og hybride møter blir gode og effektive.
I noen hybridmøter kan det være en fordel at alle logger inn i det digitale møtet, også de som er fysisk til stede. På denne måten kan alle se alle, og det blir lett å ha oversikt over hvem som snakker.
Men du må vurdere når det er viktig å bruke kamera – og når det kan skrus av.
– En samtale kan være vel så god uten at vi ser hverandre. Bli gjerne enige om dette på forhånd. Er det snakk om et informasjonsmøte, kan det være slitsomt å stirre på seg selv i en time når du egentlig bare trenger å lytte, sier Stray.
Skap engasjement
Det å skape engasjement kan være spesielt krevende i hybridmøter. Da kan deltakerne ha ulike behov, påpeker Trude Velta Pedersen.
– Når vi sitter i samme rom, blir vi fortere engasjert og snakker mer i munnen på hverandre. Det kan være uproblematisk for dem som er til stede, men digitalt kan det oppleves som både forstyrrende og ekskluderende, sier hun.
Her har møteleder et ansvar for at alle skal bli hørt, sett og inkludert, understreker Viktoria Stray.
– Oppfordre alle til å delta aktivt, og bruk chatten og funksjoner som polls, Mentimeter og Breakout rooms. Hvis du vil gi en spesiell oppfordring, kan du også sende private chat-meldinger underveis i møtet. Mulighetene er mange, vi må bare tenke litt annerledes, sier hun.
Er det viktig at alle som er til stede skal engasjere seg, bør du ikke ha for mange deltakere, vektlegger Stray. De ansatte hun har forsket på, forteller at unødvendig mange deltakere blir invitert til møter fordi de møteansvarlige er redde for at noen skal føle seg utelatt. De beste møtene har 2–6 deltakere.
Unngå multitasking
Ifølge Strays undersøkelser synes 42 prosent at det er greit å multitaske i møter. Hun forstår at dette kan være fristende, spesielt hvis møtet skjer digitalt.
– Men det er tydelig at du gjør det, og det virker forstyrrende. Du er ikke nødt til å akseptere alle møteforespørsler. Men når du først takker ja til et møte, så vær engasjert. Må du multitaske, så skru av kameraet, sier Stray.
Avslutt i tide
Vær tydelig på hvor lenge møtet skal vare, og avslutt i tide. Husk at mange skal rett inn i neste møte.
– En del virksomheter har innført en regel om at møter skal avsluttes 5–10 minutter før hver hele time. Men når alle vet at det er litt tid å gå på, vil gjerne de siste minuttene også gå med, konstaterer Stray.
Hun anbefaler derfor at møtene starter ti minutter over hver hele time, og at man legger inn dette som firmastandard i systemet. Da blir de som ønsker lengre møter tvunget til å ta et aktivt valg for å endre det.
10 tips til bedre videomøter
- Begrens antall møtedeltakere.
- Bruk gjerne litt tid i starten for å styre forventningene til møtet.
- Oppfordre til bruk av kamera når det trengs – ikke ellers.
- Bruk de digitale mulighetene til å inkludere og engasjere deltakerne.
- Legg inn pauser.
- Er det noe du ikke ville gjort i møterommet på kontoret? Ikke gjør det foran skjermen heller.
- Unngå å snakke i munnen på andre. Vent på ordet, eller rekk opp en virtuell hånd.
- Vær oppmerksom på uvaner, som å klikke med en kulepenn.
- La vær å multitaske, selv om det er fristende. Det blir lagt merke til. Må du likevel gjøre det? Skru av kamera.
- Ikke aksepter alle møteforespørsler, men takker du ja – så vær engasjert.
Sist oppdatert: