Kan de ansatte ha hjemmekontor i utlandet?
Mange bedrifter har videreført hjemmekontor som ordning for sine ansatte. Da er det vel greit å jobbe fra ferieboligen i utlandet? Helt så enkelt er det ikke, slår eksperten fast.
– Det kan være fristende å kombinere arbeid og fritid i utlandet i en periode. Det er imidlertid noen fallgruver knyttet til hjemmekontor i utlandet – både for arbeidsgiver og arbeidstaker, advarer direktør for HR Arbeidsgiveransvar i Gjensidige, Per-Espen Magnussen.
– Det er blant annet forhold rundt skatt, trygd og forsikring som kan være utfordrende. Regelverket er svært komplisert, og det er forskjellig fra land til land, utdyper han.
Her er noen problemstillinger som arbeidsgiver og arbeidstaker bør være oppmerksomme på når det er snakk noe mer enn tilfeldig og kortvarig arbeid på hjemmekontor i utlandet.
Hvor skal arbeidstakeren betale skatt?
Arbeidstakere er skattepliktige til landet de jobber i, uavhengig av hvem de jobber for. Dette avhenger riktignok av skattereglene i det aktuelle landet og hvilke avtaler det har med Norge.
– Som arbeidsgiver er utgangspunktet at du må ha kontakt med landets skattemyndigheter om innrapportering, forklarer Magnussen. – Har du flere ansatte på hjemmekontor i flere land, gir det flere land å rapportere til. Denne problemstillingen kan det være verdt å undersøke nærmere før du sier ja til at ansatte kan jobbe fra hjemmekontor i utlandet.
Hva med folketrygden?
Det samme gjelder trygd. Det er i utgangspunktet ordningene i det landet hvor arbeidet utføres som gjelder. Det er viktig å undersøke om den ansatte eventuelt arbeider i et land som Norge har en trygdeavtale med. Dette kan du lese mer om hos NAV.
– Selv om man jobber i utlandet for en norsk arbeidsgiver, så kan man bli del av det aktuelle landets regler på dette området, sier Magnussen. – Derfor er det avgjørende at du som arbeidsgiver kontakter myndighetene i det aktuelle landet for å få vite hvilke plikter og rettigheter den ansatte har – og hva det betyr for deg.
Ulike trygdeordninger skaper komplikasjoner
Utfordringen er at ulike land administrerer trygdeordningene svært forskjellig. En endring i en arbeidstakers trygdetilhørighet kan derfor ha betydning for både arbeidstaker og arbeidsgiver.
– Ulike land har dessuten ulike ordninger – for eksempel vedrørende registreringsplikt og rapporteringsplikt. Her må du som arbeidsgiver rett og slett ta kontakt med trygdemyndighetene i det aktuelle landet. Det er mye å sette seg inn i og store forskjeller mellom land, og konsekvensene av å trå feil kan bli store, advarer Magnussen.
Ressurskrevende rapportering
Dersom det er aktuelt å arbeide fra et land uten trygdeavtale, kan den ansatte på visse vilkår opprettholde medlemskapet i den norske folketrygden. Ta kontakt med NAV i forkant av et utenlandsopphold for avklaringer rundt trygdemedlemskapet til den ansatte og hvordan dere skal innrette dere for å være innenfor regelverket.
– God arbeidsgiverrapportering er viktig når det er snakk om skatt og trygd, ikke minst når det dreier seg om ordninger i ulike land. Kort sagt krever alle slike forpliktelser oppfølging fra arbeidsgivers side, sier Magnussen.
Spør forsikringsselskapet
Direktøren legger til at det kan være begrensninger på arbeidstakers forsikring ved arbeid i utlandet.
– Mange personalforsikringer har som vilkår at alle som er omfattet av forsikringene skal være medlemmer i folketrygden. Hvis arbeidet i utlandet medfører at trygdemedlemskapet opphører, kan det oppstå en situasjon der ansatte ikke har adekvat forsikringsdekning, forklarer Magnussen. Han understreker at forsikringsselskapene har ulik praksis på området.
Datasikkerhet er viktig
IT-avdelingen bør bli involvert før du innvilger hjemmekontor i utlandet.
– Datasikkerhet er en utfordring for mange virksomheter. Enkelte arbeidsgivere har retningslinjer for bruk av bedriftens IKT-utstyr i utlandet – og for hvordan samhandling, lagring og kommunikasjon skal foregå. Dette bør være med i vurderingen for alle bedrifter, minner Magnussen om.
Lag retningslinjer
Som arbeidsgiver er det fort gjort å tenke at man skal legge forholdene til rette og være fleksibel overfor den ansatte uten å tenke gjennom mulige konsekvenser. Vurder de aktuelle problemstillingene og ta stilling til spørsmålet om hjemmekontor i utlandet på et overordnet plan, er Magnussens råd.
– Det naturlige stedet å begynne er å ta kontakt med skatte- og trygdemyndighetene både i Norge og det aktuelle landet, sier Per-Espen Magnussen. Han anbefaler også å be spesialister på utenlandsopphold om råd. Ikke alle virksomheter har egne ressurser eller kompetanse til å administrere denne typen ordninger.
I tillegg til skatt, trygd og forsikring, er det også andre forhold som kan påvirke mulighetene for hjemmekontor i utlandet. For eksempel er det ikke gitt at det aktuelle landets immigrasjonsregler tillater jobbing for en utenlandsk arbeidsgiver. Arbeidsrett, personvern og annen lovgivning som skal sikre de ansattes rettigheter kan også ha betydning.
– Det overordnede rådet er at dere tenker nøye gjennom hva som kreves av deg som arbeidsgiver og hvilken gevinst det gir å tilby de ansatte denne muligheten. Det er ikke tvil om at hjemmekontor er ressurskrevende for arbeidsgiveren. Kanskje er ikke medarbeiderens ønske om å jobbe på hjemmekontor i utlandet god nok grunn til å innvilge dette, spør Magnussen.
En sjekkliste til arbeidsgiver
Dette må du huske på hvis hjemmekontor i utlandet vurderes:
- Avklar medlemskap i folketrygden
- Sjekk forsikringer
- Sjekk regler for personvern
- Sørg for at det inngås skriftlig avtale om utenlandsoppholdet
- Avklar hvilket lands lover som er gjeldende
- Ha kontroll på rapportering, trekk og arbeidsgiveravgift
Sist oppdatert: