6 tips: Dette bør bedriften gjøre før juleferien
Julen er høytid for digitale angrep. Er du forberedt?
Mange ledere og andre i administrative stillinger har hodet fullt av jobb også i ferien. For tenk om lønnen ikke går ut når den skal? Ble de siste fakturaene egentlig sendt som de skulle? Er sikkerhetstiltakene mot svindel og dataangrep gode nok?
Tenk IT-sikkerhet også i ferien
Det er et økende problem at både bedrifter og privatpersoner utsettes for digitale angrep. I sin siste rapport om cyberkriminalitet trekker Kripos frem at små og mellomstore virksomheter i Norge er særlig utsatt.
– Mange bedrifter innen denne kategorien bedrifter har ikke sikret seg så godt som de burde, og derfor er de sårbare for mange ulike typer angrep, forklarer cyber underwriter Tina Tomter i Gjensidige.
På lang sikt er det avgjørende å bygge en god sikkerhetskultur. Før ferier er det viktig å ha på plass tiltak når mange tar med seg bedriftens PC og mobil på reise til andre land.
– Langt fra alle medarbeidere er like påpasselige. Det er klokt å gå gjennom en del rutiner før ferien og understreke hvor viktig dette er, råder Tomter.
Unngå rot i økonomien
God oversikt over økonomien er naturligvis viktig hele året. Men alt må fungere knirkefritt også når nøkkelpersonell er borte fra jobben, påpeker avdelingsleder Aina Tofteland i regnskapsbyrået Accountor Sørlandet.
– I små bedrifter er det viktig å lage en plan for det som kommer av utgifter og inntekter, delegere ansvar og sørge for fullmakter som sikrer at regninger og lønn blir betalt til riktig tid. Når du vet at alt dette er i orden, blir det lettere å logge av og ta ferie, sier Totland.
Med disse eksperttipsene får du kontroll og kan bruke ferien til det den bør brukes til – nemlig å slappe av.
1. Lag en god oversikt over økonomien
Fakturer alt arbeid som er utført eller ferdigstilt før ferien. Skaff deg oversikt over alle inngående fakturaer og kostnader i tiden du skal være borte. Sett opp likviditetsbudsjett for denne perioden.
Sørg for at det er likviditet til å dekke alle kostnadene, også lønn til de ansatte. Skal du være lenge borte, så sørg for at noen andre enn deg har fullmakt til å fakturere og godkjenne betalinger, slik at du unngår at ting stopper opp. Innfør rutiner for å forebygge fakturasvindel.
2. Sikre at lønn blir utbetalt
Dersom det er du som håndterer utbetaling av ansattes lønn, må du sørge for en annen løsning når du er bortreist. Overlat til en kollega oppgaven med å sikre lønnsutbetaling, eller bruk et regnskapsbyrå. Lønn må ut til riktig tid, uansett.
3. Begrens tilganger til systemer
For å minimere risiko, bør du ta en gjennomgang av hvem i bedriften som har brukertilgang til de ulike systemene. Kjenner de rette personene HR-systemet og regnskapssystemet? Er det noen som har tilgang til systemer de ikke trenger? Begrenser du antall brukere, vil du senke sårbarheten gjennom at uvedkommende får tilgang til alle systemene.
4. Sørg for gode passord
Svake passord og dårlige rutiner for å håndtere passord, er en av de vanligste årsakene til at hackere kommer seg inn. Ingen er bedre enn sitt svakeste ledd, og alle kan gjøre feil eller bli lurt. Ta en gjennomgang med de ansatte før ferien, slik at alle blir bevisste sin egen praksis.
5. Ha backup av kritiske data
Er du bevisst på hvilken informasjon som er mest kritisk for din bedrift? Lag en oversikt over bedriftens virksomhetskritiske data, og sørg for å ha backup av denne. Vær likevel forberedt, og snakk med IT-leverandøren din for å avklare hvem du kan ringe dersom noe skulle skje.
6. Vær kritisk til lenker
Mange bruker bedriftens PC og mobil også privat. Gi en påminnelse om at god IT-sikkerhet også gjelder i ferien. Alle bør være klar over at risikoen for å bli lurt er stor. De må være varsomme med å trykke på lenker, for eksempel i e-post, SMS eller falske nettsider, som ser stadig mer realistiske ut.
Sist oppdatert: