I ferd med å gjøre din første ansettelse? Dette må du vite om
Med ansatte følger ansvar og krav. Her er noen av de viktigste punktene å merke seg som fersk arbeidsgiver.
Først og fremst: Du er arbeidsgiver når du engasjerer noen til å utføre arbeid i din tjeneste. Mer spesifikt er du arbeidsgiver hvis:
- Du betaler ut lønn eller annen godtgjørelse. Dersom du betaler lønnen, er du arbeidsgiveren.
- En annen (fullmektig) betaler på vegne av deg, men du har den økonomiske risikoen
- Du jobber i ditt eget aksjeselskap (AS) og tar ut lønn – da er du regnet som en ansatt og arbeidsgiver
Er du innehaver i et enkeltpersonforetak (ENK), er du ikke ansatt i din egen virksomhet. Men du kan ha ansatte utover deg selv, og da er du arbeidsgiver.
Arbeidsavtale
Arbeidstaker skal alltid ha en skriftlig arbeidsavtale (også kalt arbeidskontrakt), uavhengig av om stillingen er fast eller midlertidig, opplyser Arbeidstilsynet. Det er arbeidsgivers ansvar å utarbeide avtalen.
Når må arbeidskontrakten foreligge? Har arbeidsforholdet varighet på mer enn en måned, skal avtalen være klar snarest mulig og senest innen en måned etter arbeidsforholdet startet. Er forholdet av kortere varighet, skal skriftlig avtale inngås direkte.
Dette må (som et minimum) arbeidsavtalen omfatte:
- Navn på arbeidsgiveren/virksomheten og arbeidstakeren
- Adressen til arbeidsplassen (hvis arbeidstakeren ikke skal jobbe ved et fast arbeidssted, må dette fremkomme i avtalen og forretningsadressen eller hjemadressen til arbeidsgiver skal inkluderes)
- Beskrivelse av arbeidet
- Oppstart, arbeidstid og arbeidsperioder (hvis arbeidstiden er varierende eller uregelmessig, må dette opplyses om)
- Retten til ferie og feriepenger
- Lønn og godtgjørelse
- Oppsigelse
- Eventuelle tariffavtaler
Skattekort og -trekk, arbeidsgiveravgift og feriepenger
Skattekort og forskuddstrekk
Arbeidsgiver er ansvarlig for å hente skattekortet til den nyansatte. Dette gjøres elektronisk i Altinn i forkant av første lønnskjøring, opplyser Skatteetaten. Skattekortet kan hentes via bestillingsløsning eller direkte i ditt lønnssystem.
Som arbeidsgiver må du også trekke skatt av lønnen du utbetaler til den ansatte. Hvor mye som skal trekkes finner du i arbeidstakers skattekort (opplysninger om tabell og trekkprosent). Det må opprettes en egen skattetrekkskonto i banken som skattetrekket overføres til ved utbetaling av lønn.
Arbeidsgiveravgift og feriepenger
Har du ansatte, plikter du også til å beregne og betale inn arbeidsgiveravgift:
- Grunnlaget for beregningen er i utgangspunktet brutto lønn
- Satsen for avgiften varierer mellom 0 og 14,1 prosent
- Merk: Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift skal betales inn seks ganger i året.
Du må også beregne og sette av feriepenger til den ansatte:
- Grunnlaget for beregningen er lønnen i opptjeningsåret (året før du skal ta ut ferie)
- Feriepengene skal utgjøre minimum 10,2 prosent av lønnen (feriepengegrunnlaget)
Les mer om arbeidsgiveravgift og feriepenger
Innmelding i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret
Når du har ansatt noen, må vedkommende registreres i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret). Dette gjøres via en A-melding, hvor du må sørge for å oppfylle følgende rapporteringskrav:
- Melde inn start, endring og opphør av arbeidsforhold til Aa-registeret
- Rapportere lønn og andre ytelser til Skatteetaten og NAV
- Levere opplysninger til Statistisk sentralbyrå (SSB)
Bedriften blir automatisk registrert som arbeidsgiver i NAVs Aa-register når du sender inn første A-melding til NAV, SSB og Skatteetaten. A-meldingen skal så sendes inn månedlig, med frist innen 5. hver måned.
Arbeidsgiver skal i utgangspunktet rapportere via et lønnssystem. For virksomheter uten lønnssystem og inntil åtte ansatte og kan A-meldingen registreres manuelt via Altinn.
Lovpålagt forsikring og obligatorisk tjenestepensjon
Yrkesskadeforsikring
Driver du eget AS, er det et lovpålagt krav at du som arbeidsgiver tegner yrkesskadeforsikring for alle ansatte – inkludert deg selv dersom du er ansatt i eget AS. En yrkesskadeforsikring gir erstatning ved sykdom eller ulykke som påføres i arbeid, på arbeidsplassen i arbeidstiden.
– En ansatt som blir rammet av en yrkesskade eller -sykdom vil ha rett til ytelser fra NAV etter særskilte bestemmelser i folketrygdloven. Ytelser fra en yrkesskadeforsikring vil komme i tillegg til ytelsene fra NAV, sier produktsjef Dordi Tingvoldli i Gjensidige.
Hun minner om at enkelte virksomheter kan være mer sårbare ved en ulykke enn andre, og anbefaler derfor arbeidsgivere å vurdere behovet for ekstra forsikringer.
– En utvidet dekning kan ha stor økonomisk betydning for den ansatte ved sykdom eller skade. Ta kontakt med våre rådgivere som kan hjelpe deg med å avdekke dine forsikringsbehov, sier Tingvoldli.
Dersom arbeidsgiver forsettlig eller uaktsomt ikke tegner yrkesskadeforsikring for sine ansatte kan det i verste fall medføre straff, bøter eller fengsel i inntil tre måneder, opplyser advokatfirmaet Wikborg Rein. Den skadelidte vil i slike tilfeller motta erstatning fra Yrkesskadeforsikringsforeningen, hvorpå arbeidsgiver vil motta et regresskrav.
Merk: Er du innehaver i et enkeltpersonforetak (selvstendig næringsdrivende), er du ikke regnet som ansatt og dermed unntatt det lovpålagte kravet om yrkesskadeforsikring. Dette gjelder kun deg selv. Har du ansatte i enkeltpersonsforetaket, må det tegnes yrkesskadeforsikring for disse.
Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)
I private bedrifter med mer enn én ansatt er arbeidsgiver normalt pålagt å opprette pensjonsordning for sine ansatte (se vilkårene i sin helhet her). For små- og mellomstore bedrifter er innskuddsbasert pensjon den desidert mest vanlige og foretrukne ordningen, opplyser distribusjonsutvikler Hallgrim Stjern i Gjensidige. Der blir årlig sparing fastsatt ut ifra en prosentandel av lønnen, minimum to prosent.
– Når du har pensjonsordning i Gjensidige, henter vi ut informasjon om den ansatte direkte fra A-meldingen. Dette sparer arbeidsgiver for arbeid og sikrer riktig pensjonssparing for den ansatte, sier Stjern.
Han minner om at avkastning på pensjonskapitalen har stor betydning for hva den ansatte sitter igjen med når pengene en gang skal tas ut. Det foretas årlige rangeringer av pensjonsleverandørene av innskuddspensjon basert på en innskuddspensjonsanalyse, hvor Gjensidige over flere år har ligget i tet.
– Vi har også en uavhengig forvaltningsfilosofi, som innebærer bruk av fond fra eksterne forvaltere – og ikke fond vi produserer internt. Fondene plukkes ut etter hva vi mener er best for kundene våre.
Helse, miljø og sikkerhet (HMS)
Enhver bedrift, selv de med kun én ansatt, må ha et eget HMS-system – i henhold til internkontrollforskriften. Forskriften har i utgangspunktet åtte punkter som bedriften må følge, hvorav fem skal dokumenteres skriftlig. Sistnevnte lyder som følger:
- Hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet
- Hvordan virksomheten er organisert
- Hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater og liknende)
- Hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet
- Rutiner for å håndtere feil og mangler
- Hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten
I små bedrifter med lite risikofylte aktiviteter trengs det imidlertid ikke noen omfattende dokumentasjon, opplyser Altinn.
Kilde brukt i teksten: Altinns «Starte og drive bedrift»
Sist oppdatert: