Dette må styret vite om digitalt årsmøte

Krav til plattformen

Den tekniske løsningen må legge til rette for at dere kan:

• bekrefte deltakernes identitet og ivareta personvernet  
• kontrollere deltakelser og stemmegiving
• sikre at stemmegiving skjer på like premisser og samme faktagrunnlag
• dokumentere møtet og stemmegivingen

I mindre sameier og borettslag med få boenheter kan det være praktisk og innenfor kravene å gjennomføre møtet på for eksempel telefon eller Teams, mener Magnussen.

– Når sameiet er så lite at man har oversikt over alle, må det være tilstrekkelig med en håndsopprekking. Det er denne møteformen som er mest likt et fysisk møte, sier hun.

Styret kan også velge en såkalt hybrid løsning, hvor en gruppe deltakere er samlet på ett sted mens de kommuniserer via skjermen med folk som sitter andre steder. Møtet kan også organiseres på andre måter, for eksempel som en direkte videokonferanse.

Nye møteplattformer

I større boligselskap vil et telefon- eller videomøte være mer uhåndterlig, både med tanke på ordstyring og ikke minst avstemming, påpeker Magnussen.

– I slike tilfeller vil det nok fungere best med en av møteplattformene som er utviklet spesielt for årsmøter og generalforsamlinger. I disse løsningene kan styret holde møtet åpent over tid. Da rekker folk å sette seg inn i sakene, diskutere og stemme over forslag, forklarer advokaten.

Hun understreker at løsningen må tillate stemmegiving før diskusjonen er avsluttet. I tillegg må folk kunne endre stemmen sin innen fristen som følge av nye synspunkter, faktaopplysninger eller argumenter.

Styret må legge til rette for deltakelse

Det kan hende at noen beboere ikke kan delta digitalt. Andre ønsker kanskje ikke å bruke digitale verktøy. Styret skal uansett legge til rette for at alle skal kunne delta på årsmøtet – uavhengig av digital kompetanse og tilgang på verktøy.

– I forkant av møtet bør styret stille opp for folk som trenger hjelp med å opprette en bruker og logge inn på plattformen. Styret kan også bistå beboere under selve møtet, foreslår Magnussen.

Et alternativ er at folk som ikke har tilgang til eller forstår teknologien kan overføre rettighetene sine til en de stoler på gjennom en fullmakt.

Kan kreve fysisk møte

Samtidig legger lovendringen opp til at beboerne kan kreve fysiske møter. Ifølge reglene kan minst to beboere som til sammen har minst ti prosent av stemmene kreve et fysisk møte. Med andre ord:

– Hvis boligselskapet har 20 enheter, må minst to eiere kreve fysisk møte. Der det er over 20 enheter, må minst 10 prosent av eierne kreve fysisk møte. De trenger ikke å gi en begrunnelse, forklarer Magnussen.

Styret kan sette en frist for å kreve fysisk møte. Fristen skal være rimelig, og den må settes etter at sakslisten er kjent. Dette for at beboerne skal kunne vurdere om de skal kreve fysisk møte eller ikke.